Bokføringsplikt for frivillige organisasjoner følger hovedreglene i bokføringsloven og aktiveres når virksomheten passerer bestemte terskler for omsetning eller offentlige tilskudd. Klar styring av økonomi og internkontroll blir dermed like viktig for idrettslag, frivillighetssentraler og ideelle stiftelser som for næringsdrivende.
Når oppstår bokføringsplikten?
| Organisasjonstype | Utløsende kriterier | Relevante grenseverdier |
|---|---|---|
| Ideelle foreninger | Omsetning over grensen i bokføringsplikt-reglene eller momspliktig virksomhet | Omsetning over 50 000 kroner |
| Idrettslag og korps | Offentlige tilskudd eller billettinntekter som overstiger terskel for plikt | Tilskudd over 50 000 kroner |
| Stiftelser | Uansett omsetning dersom vedtektene krever revisjon eller tilskuddsforvaltning | Bokføringsplikt fra etablering |
| Fellesråd og trosbaserte lag | Forvaltning av offentlige tilskudd og gaver med fradragsrett | Tilskudd over 100 000 kroner |
Når kriteriene er oppfylt, skal virksomheten følge alle krav til dokumentasjon, periodisering og oppbevaring etter bokføringsloven.
Unntak og forenklinger
- Små organisasjoner under grenseverdiene kan bruke kontantprinsipp og enklere regnskapsføring, men bør likevel loggføre støtte og gaver for transparens.
- MVA-unntak gjelder for aktiviteter uten avgiftspliktig salg, men inngående merverdiavgift på investeringer kan kreve særskilt behandling.
- Frivillige verv fritar ikke styret for ansvaret – styret må dokumentere kontrollrutiner i styreprotokoller og årsberetning.
Dokumentasjons- og rapporteringskrav
- Bilag og kvitteringer skal oppbevares i tråd med bokføringsforskriften i minst fem år.
- Årsregnskap med noter kreves når grenseverdiene overstiges og bør sendes via Altinn .
- Skattefradragsordninger for gaver må rapporteres årlig, se også artikkelen om gaver til veldedige organisasjoner .
Manglende dokumentasjon kan føre til dagmulkt og tap av tilskudd, og skader samtidig tilliten blant givere og frivillige.
Hvordan sikre etterlevelse i regnskapssystemet
- Etabler faste periodiske avstemminger og utnytt kontinuerlig regnskapsavslutning for å oppdage feil tidlig.
- Bruk rollebasert tilgangsstyring når frivillige får regnskapstilgang, slik at sensitive donoropplysninger beskyttes.
- Automatiser purringer og bilagsflyt via integrasjoner for å redusere manuelt arbeid og sikre sporbarhet.
Med tydelige rutiner, klar styreforankring og smart systemstøtte kan frivillige organisasjoner oppfylle bokføringsplikten og samtidig beholde fokuset på formålet sitt.