Gjenpartsbrev er et attestert eksemplar av et originalbilag som benyttes for å sikre dokumentasjon og sporbarhet i regnskapet. Gjennom å utstede et gjenpartsbrev kan bedriften håndtere kopier av viktige bilag uten å måtte distribuere originalen, samtidig som kravene i bokføringsloven og god regnskapsskikk oppfylles.
Hva er et gjenpartsbrev?
Et gjenpartsbrev er en bekreftet kopi av et originalbilag, utstedt med attestasjon (signatur eller stempel) som bekrefter at kopien er identisk med originaldokumentet. Dette gir juridisk gyldighet til kopien og gjør det mulig å behandle dokumentasjonen uten å flytte eller kopiere originalen flere steder.
Hvorfor bruke gjenpartsbrev?
Bruk av gjenpartsbrev har flere fordeler:
- Redusert risiko for tap eller skade på originalbilag
- Bedre intern kontroll og sporbarhet
- Enklere overlevering av dokumentasjon til eksterne parter
- Oppfyllelse av krav til bokføring og dokumentasjon
Lovkrav og god regnskapsskikk
Bokføringsloven og bokføringsforskriften stiller klare krav til dokumentasjon av regnskapsbilag. Ved bruk av gjenpartsbrev må bedriften sikre at attestasjon og oppbevaring følger bestemmelsene for primærbilag og oppbevaringsplikt, slik det er beskrevet i Oppbevaring av regnskapsmateriale .
Krav til utforming av gjenpartsbrev
For at et gjenpartsbrev skal være gyldig, bør det inneholde:
| Element | Beskrivelse |
|---|---|
| Attestasjon | Signatur eller stempel som bekrefter at kopien samsvarer med originalen |
| Dato og sted | Tidspunkt for attestasjon |
| Navn på attestant | Fullt navn på den som attesterer |
| Referanse til original | Referanse eller journalnummer til det originale bilaget |
Hvordan utstede et gjenpartsbrev
Følg disse trinnene når du utsteder et gjenpartsbrev:
- Finn originalbilaget og noter journal- eller referansenummer.
- Lag en tydelig kopi av originaldokumentet.
- Påfør attestasjon: signatur, stempel, dato og sted.
- Legg til referanse til originalbilaget.
- Distribuer gjenpartsbrevet til aktuelle mottakere og arkiver kopien.
Oppbevaring og arkivering
Gjenpartsbrev regnes som primærdokumentasjon og må oppbevares sammen med øvrige bilag i henhold til bokføringsloven . Se også vår artikkel om Oppbevaring av regnskapsmateriale for detaljer om oppbevaringsfrister.
Tabell: Sammenligning av dokumenttyper
| Dokumenttype | Beskrivelse |
|---|---|
| Originalbilag | Faktura, kvittering, kontrakt eller annet primærdokument |
| Gjenpartsbrev | Attestert kopi av originalbilag med signatur eller stempel |
Oppsummering
Gjenpartsbrev er et enkelt, men viktig verktøy i norsk regnskap for å sikre at dokumentasjon kan distribueres og oppbevares uten at originalbilag må håndteres konstant. Ved å følge kravene til attestasjon, referanse og oppbevaring, oppfyller gjenpartsbrev både lovkrav og prinsipper for god regnskapsskikk.