Bytte regnskapsfører midt i året
Det er mulig å bytte regnskapsfører midt i året, men du må ha ekstra kontroll på perioder, ansvar og dokumentasjon.
Mange bedrifter venter til årsskiftet med å bytte regnskapsfører, men det er ikke alltid nødvendig. Hvis samarbeidet ikke fungerer, kan det være riktig å bytte midt i året. Nøkkelen er å være svært tydelig på hva som er ferdig, hva som er åpent, og hvem som har ansvar for neste frist.
Når er det forsvarlig å bytte?
Det er som regel enklest å bytte:
- rett etter en ferdigstilt lønnskjøring
- etter en avsluttet MVA-periode
- når bank og reskontro er avstemt
- før en ny større rapporteringsperiode starter
Hva må være avklart før overtakelse?
| Punkt | Hva må være tydelig |
|---|---|
| Periodegrense | Hvilken dato slutter gammel regnskapsfører, og når starter ny |
| Åpne frister | Hvem leverer neste a-melding, MVA-melding eller årsoppgjørsoppgave |
| Løpende bokføring | Hvilke bilag er ført, og hvilke gjenstår |
| Åpne poster | Hvilke kunder, leverandører og balansekonti trenger oppfølging |
| Dokumenttilgang | Hvor bilag, rapporter og avtaler ligger lagret |
Typiske risikoer midt i året
- to parter tror den andre håndterer samme frist
- lønn blir kjørt på feil grunnlag eller uten oppdaterte tilganger
- MVA-terminen mangler dokumentasjon for enkelte bilag
- nye bilag kommer inn i gammelt oppsett fordi arbeidsflyten ikke er stoppet
Slik reduserer du risikoen
- Avtal en konkret skjæringsdato.
- Be om statusrapport fra nåværende regnskapsfører.
- Samle all dokumentasjon i ett delt område.
- Gå gjennom åpne frister i et felles oppstartsmøte.
- Bekreft hvem som eier lønn, MVA og bank frem til alt er på plass.
Hvis systemet fungerer godt, er det sjelden nødvendig å bytte system samtidig. AIAK kan ofte overta i samme løsning. Se regnskapssystemene vi jobber i for eksempler.
Når bør du vente?
Det kan være klokt å vente noen uker hvis:
- lønn og feriepengegrunnlag er uklart
- en MVA-melding er nesten klar til innsending
- årsoppgjør allerede er godt i gang hos nåværende regnskapsfører
- det mangler tilgang til historiske bilag og rapporter
Oppsummering
Du kan bytte regnskapsfører midt i året, men du må styre overgangen tett. Start med hovedguiden for å bytte regnskapsfører og bruk sjekklisten før du setter dato.