Timeregistrering er selve grunnlaget for økonomistyring i et konsulentselskap. Timene er produktet som selges, og uten nøyaktig registrering mister virksomheten kontroll over både inntekter og lønnsomhet.

Hvorfor timeregistrering er viktig

For et konsulentselskap har timeregistreringen flere funksjoner:

  • Faktureringsgrunnlag – timer er grunnlaget for kundefakturering
  • Prosjektstyring – oppfølging av forbruk mot budsjett
  • Lønnsomhetsanalyse – måling av dekningsbidrag per prosjekt
  • Kapasitetsplanlegging – fordeling av ressurser mellom prosjekter
  • Dokumentasjon – bevis på utført arbeid ved eventuell uenighet

Kategorisering av timer

Ikke alle timer i et konsulentselskap er fakturerbare. En god timeregistrering skiller mellom ulike kategorier:

TimekategoriEksemplerFakturerbar
KundetimerRådgivning, analyse, utviklingJa
ReisetidTransport til og fra kundeAvhenger av avtale
Intern tidAdministrasjon, møter, opplæringNei
Salg og tilbudTilbudsarbeid, kundedialogNei
FraværFerie, sykdom, permisjonNei

Rutiner for timeføring

De beste resultatene oppnås med daglig timeføring. Konsulenter som venter til slutten av uken eller måneden, underrapporterer erfaringsmessig 10–15 % av timene sine. Gode rutiner inkluderer:

  • Føre timer daglig ved arbeidsdagens slutt
  • Bruke tydelige aktivitetskoder per prosjekt
  • Skrive korte beskrivelser av utført arbeid
  • Godkjenning av timer av prosjektleder før fakturering

Fra timer til faktura

Når timene er godkjent, danner de grunnlaget for prosjektfakturering . Et godt timesystem bør kunne eksportere godkjente timer direkte til fakturagrunnlag, slik at prosessen fra timeføring til faktura blir effektiv og feilfri.

Faktureringsgraden – andelen av tilgjengelige timer som faktureres – er det viktigste nøkkeltallet for et konsulentselskap. Følg dette tett for å sikre lønnsomheten.

Trenger du hjelp med å sette opp gode rutiner? Ta kontakt for en uforpliktende prat.